CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
1. PRESENTACIÓN
La Centro de Enseñanza Automovilístico Autobucaramanga SAS con miras a lograr sus objetivos estratégicos y sentar las bases de un Sistema Integrado de Gestión eficaz; estructuró, definió y adoptó el presente Código de Ética y Conducta, el mismo desarrolla guías de comportamiento y normas de actuación para los grupos de interés de la Compañía.
En caso de presentarse actuaciones no consideradas en este Código por parte de los miembros del Representante Legal, Empleados y demás grupos de interés, se aplicarán las leyes y regulaciones que sobre el particular legisle el Estado Colombiano.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este Código debe ser observado por todos y cada uno de los empleados de la Compañía, incluyendo a la Alta Gerencia – Administradores, y demás colaboradores a través de servicios externalizados u Outsourcing.
La forma de adhesión al Código de ética y conducta por parte de los colaboradores será manifiesta al firmar su contrato con la Compañía, se reforzará por medio de los procesos de inducción y reinducción y a través de cuestionarios y certificaciones que garanticen su interiorización y vivencia en el día – día de sus actividades dentro y fuera de la Organización.
Así mismo, los terceros como clientes y proveedores deben observar lo aquí establecido y lo aceptaran formalmente con la firma de los respectivos contratos.
En todo caso lo definido en este Código debe ser observado por los grupos de interés de la Compañía para asegurar la trasparencia e Integridad en su actuar respecto de sus relaciones de negocio con la AUTOBUCARAMANGA. Los grupos de interés son los siguientes:
• Accionistas
• Gerente – Representante Legal
• Empleados y colaboradores
• Proveedores, acreedores, contratistas, asesores y cualquier entidad que preste servicios o suministre bienes a la Compañía.
• Clientes y Usuarios
• Gobierno y entes de regulación y control
• La Sociedad y el público en General
3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS
AUTOBUCARAMANGA desarrolla sus actividades pensando en la sostenibilidad social y medio ambiente, por lo que para la Compañía es de transcendental importancia contar con valores y principios de ética y conducta que guíen su actuar, en busca de asegurar la satisfacción de sus grupos de interés y a la comunidad en general. A continuación, se dan a conocer los valores y principios que aseguran el recto actuar de sus colaboradores:
Honestidad
Nos comportamos con rectitud, probidad y de manera justa.
Solidaridad
Nos sumamos a las causas y circunstancias de los demás, ofrecemos apoyo y colaboración para el bien común.
Transparencia
Trabajamos con independencia, objetividad, y de manera clara y confiable.
Integridad
Actuamos de manera ética, y coherente.
Respeto
Reconocemos las necesidades y expectativas de nuestros grupos de interés, con relación a la sostenibilidad, la diversidad, el medio ambiente, y la responsabilidad social. Entendido como la Actitud personal y colectiva hacia la conservación, mejoramiento y protección de las diversas formas de existencia.
Igualdad
Interactuamos con neutralidad y somos imparciales al momento de tomar decisiones, buscando siempre la satisfacción de los grupos de interés y buscando el trato equitativo de estos.
Prudencia
Actuamos de manera consiente con relación a los riesgos a los que se enfrenta el negocio, por lo que tomaran decisiones aplicando el buen juicio, y siempre pensando en el costo beneficio de la Empresa.
La Seguridad Vial
Compromiso social de garantizar a todos la preservación de sus derechos y obligaciones que debe ser el eje regulador de todos los actores del tránsito al interiorizar una cultura digna de ser conservada.
Espacio Público
Respeto del lugar de convivencia e interacción que debe posibilitar la expresión de los derechos de todos, la expresión crítica y la calidad de vida de la comunidad a la cual se pertenece.
Tolerancia y Respeto por la Dignidad de las Personas
Sus derechos y su conjunto de valores los cuales le hacen posible la convivencia y la comunicación civilizadas.
4. LINEAMIENTOS DE INTERACCIÓN CON LOS GRUPOS DE INTERÉS
A continuación, se relacionan los lineamientos con los diferentes Grupos de Interés de la Compañía para que sean observados, interiorizados y aplicados por todos nuestros colaboradores con el objetivo de asegurar relaciones éticas, transparentes y sostenibles en el tiempo:
1. Accionistas: La Compañía actúa de manera neutral con sus accionistas, es decir que tiene un trato igualitario con todos sus inversionistas. Las decisiones que se toman al interior de la Organización no están sesgadas para beneficiar a alguien en particular.
2. Empleados y Gerencia
a. Nos respetamos los unos a los otros, trabajamos en equipo, fomentado relaciones de confianza en busca de lograr los objetivos organizacionales en un buen ambiente de trabajo.
b. Aceptamos al otro porque nos complementamos, independientemente de la diversidad de género, habilidades, competencias, perfiles y experiencia. Las decisiones que toma la Compañía con relación a sus colaboradores se basaran en el cumplimiento de sus responsabilidades, desempeño y trato a los demás.
c. En AUTOBUCARAMANGA., protegemos a nuestros empleados, velamos por su seguridad y su vida, por lo que aseguramos su formación en temas de salud y seguridad en el trabajo, suministramos la dotación y demás instrumentos para realizar sus tareas, así mismo, buscamos el equilibrio entre su vida personal y laboral.
d. Rechazamos cualquier actitud de acoso, ya sea este: laboral, sexual, psicológico, moral, y/o abuso de autoridad, por lo que en nuestra Compañía se disponen de herramientas para denunciar cualquier tipo de abuso.
e. Respetamos igualmente el derecho de asociación, por lo que garantizamos este derecho bajo las normas legales que le apliquen.
f. Los colaboradores de AUTOBUCARAMANGA., son responsables de no divulgar información confidencial de la Empresa.
g. Nuestros empleados se comprometen a usar y cuidar de manera razonable los activos de la Compañía.
3. Proveedores, acreedores, contratistas, asesores y demás servicios externalizados:
La Compañía propende porque todos sus aliados estratégicos en la operación de tengan conocimiento, interioricen y vivan tanto sus valores como este Código Ética y Conducta. Nuestros aliados estratégicos darán cumplimiento a las políticas, normas y procedimientos que tenga la Compañía en materia de compras y contratación de bienes y servicios, así como, las que tengan que ver con la confidencialidad de la información, uso y custodia de los activos, y salud y seguridad en el trabajo, entre otros.
4. Clientes y Usuarios
Las relaciones con nuestros clientes y usuarios se basan en la transparencia y la ética Empresarial, por lo que atendemos nuestros mercados con servicios de muy alta calidad, que no atenten contra la salud, por lo que cumplimos con toda la legislación que le aplique a los servicios que la Compañía presta a sus clientes.
La Compañía cuenta con los medios y canales de comunicación necesarios para atender peticiones, quejas y reclamos de nuestros clientes y demás partes interesadas.
Al igual que con nuestros aliados estratégicos alentamos a nuestros clientes a conocer este código de ética y conducta y aplicarlo a lo largo de nuestra relación de negocios, para asegurar el respeto, la confianza y la neutralidad en el trato con este grupo de interés, así como, garantizar la confidencialidad de la información de la Empresa.
5. Gobierno y entes de regulación y control
La Compañía cumple con sus obligaciones con el estado, por lo que aplica la normatividad vigente emitida por el gobierno y los entes de regulación y control, así mismo, se asegura de mantenerse al día en el conocimiento de las leyes que le apliquen.
La Compañía no acepta ni entrega dádivas a ningún ente gubernamental en el marco de sus relaciones comerciales y/o de cumplimiento, por lo anterior los empleados y la Gerencia, así como, los Accionistas velan por mantener relaciones transparentes con este grupo de interés.
6. Sociedad y el público en general
AUTOBUCARAMANGA, promueve el respeto por las comunidades de influencia donde se encuentran sus sedes, es amigable con el medio ambiente y procura el uso de energías limpias y materiales biodegradables, está comprometida con la sostenibilidad de manera integral, por lo que sus colaboradores son capacitados periódicamente en estos temas para que los interioricen y sean multiplicadores a la comunidad en general.
Igualmente, la Compañía respeta las creencias religiosas, diversidad de género, e inclinaciones políticas de todos los grupos de interés, por lo que no interfiere en estos asuntos.
7. Industria y competidores:
La Compañía opera de manera transparente en la industria donde participa, no acepta, ni promueve la competencia desleal, no llega a acuerdos con los competidores para repartirse el mercado, como oligopolios o figuras parecidas que afecten la libertad entre oferentes y demandantes de los servicios que comercializa, y que puedan afectar negativamente a clientes y consumidores. Nuestros colaboradores, incluyendo la Gerencia, observan y respetan estos lineamientos que no son negociables en ningún escenario.
5. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
En AUTOBUCARAMANGA respetamos la información confidencial y privada de todos nuestros grupos de interés:
• Aseguramos la confidencialidad de la información de nuestros clientes, la usamos únicamente en el marco de nuestra relación comercial.
• Protegemos la privacidad de la información de nuestros colaboradores, el uso que hacemos de ella es estrictamente en función de las relaciones laborales o de servicios que tengamos con ellos.
• Nuestros colaboradores se abstienen de usar información confidencial de la Compañía para fines personales o en beneficio de un tercero.
• Nuestros grupos de interés deben cumplir con las leyes y regulaciones referentes a la protección de los datos personales, seguridad de la información, propiedad intelectual e industrial, así como la salvaguarda de la misma, según lo establecido por la normatividad interna y la legislación vigente sobre custodia y archivo de la información.
• La información personal, confidencial, o privada que es administrada por la Compañía estará a disposición de los entes judiciales cuando así lo decida un Juez de la Republica.
• La información generada por la aplicación de este Código estará sujeta al marco normativo en lo que tiene que ver con la transparencia, acceso a la información pública, protección de datos personales, archivos y demás disposiciones que resulten aplicables.
6. Conflictos de Interés
Cuando en la Empresa se presente un posible conflicto de interés, entendido como: En razón del cargo, funciones o responsabilidades que debemos atender dentro de la Organización tengamos que tomar una decisión y nos encontramos en una disyuntiva de escoger entre el interés de la Empresa o el propio como colaborador, el conyugue o compañero permanente, o uno de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad u otro tercero, de manera que en cualquiera de estos casos estemos comprometiendo nuestra objetividad o independencia, debemos de proceder de la siguiente manera:
Los colaboradores
En situaciones de posibles conflictos de interés de un colaborador que no sea de la Gerencia o Líder Operativo, la persona que lo identifique está en la obligación de informar a su jefe inmediato, para su evaluación. El Gerente o Líder Operativo definirá el plan a seguir, si no le fuera posible tomar una decisión sobre el tema, lo remitirá a los accionistas quienes fijaran un plan de acción o tomarán la decisión que consideren pertinente al respecto.
Alta dirección
En el caso de un posible conflicto de interés identificado, se encuentre involucrado el Gerente o Líder Operativo se debe reportar a los accionistas quienes decidirán el plan a seguir o tomaran la medida a que haya lugar.
7. FRAUDE, CORRUPCIÓN, SOBORNO Y DILEMAS ÉTICOS
En AUTOBUCARAMANGA, existe y esta interiorizada la premisa de “Cero tolerancias al
fraude, la corrupción y al soborno” por lo tanto la Empresa cuenta con políticas que definen
los asuntos enmarcados en estas tres formas que van en contra de la ética organizacional
y que brindan los elementos necesarios para la prevención, identificación, investigación,
tratamiento de cualquier tipo de fraude.
Todos nuestros colaboradores, Gerencia y Líder Operativo cumplen sus responsabilidades
de manera diligente y cuidado profesional para no afectar la imagen de la Empresa, para lo
cual, definió las siguientes prohibiciones:
• Los colaboradores no aceptarán obsequios ni regalos de ninguna cuantía.
• Donaciones: Este tipo de atenciones, excepto que sean para comunidades
vulnerables y que estén relacionados con nuestros grupos de interés, están
prohibidas, en todo caso se presentarán para análisis y decisión por parte de los
accionistas de la empresa
• Aportes a partidos políticos: Se prohíbe el aporte a partidos políticos y respetamos
las tendencias políticas de nuestros empleados, no ejercemos ningún tipo de
influencia para beneficiar a ningún partido en particular.
• Pagos indebidos: Están prohibidas las comisiones o pagos asociados a facilitar
trámites legales, o para ganar algún negocio o para obtener un beneficio por
decisiones de terceras personas.
En conclusión, AUTOBUCARAMANGA, no acepta, ni ofrece sobornos, ni participa en
prácticas corruptas. Tampoco acepta ni tendrá relaciones comerciales con clientes,
proveedores, o terceros que estén inmersos en cualquier asunto relacionado con fraude en
cualquiera de sus manifestaciones.
8. SOSTENIBILIDAD
AUTOBUCARAMANGA está comprometida con el medio ambiente, por lo anterior hace uso eficiente de los recursos naturales, en sus plantas de producción utiliza insumos que no generen gases de efecto invernadero, igualmente asegura el manejo adecuado de residuos dando cumplimiento a la legislación vigente De otra parte, la Empresa mantiene buenas relaciones con las comunidades en sus áreas de influencia y realiza inversión social a través de generación de empleo, y mejora de las condiciones humanas de estas comunidades. La Empresa respeta los derechos humanos y no permite la explotación laboral de personal vulnerable y el trabajo infantil, así mismo alienta a sus clientes, proveedores y contratistas y demás terceros con las cuales tienen relaciones de negocio a cumplir con estos preceptos. La Empresa da estricto cumplimiento a las leyes y regulaciones en materia de medio ambiente y derechos humanos y cuenta con canales de comunicación para reportar cualquier incumplimiento.
9. CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD
La Empresa atiende y respeta todas las leyes, normas y regulaciones que le apliquen ya sean estas de carácter nacional, regional o internacional y en tal sentido vela por su estricto cumplimiento.
Mantenemos actualizados a nuestros colaboradores en la legislación que deban observar y aplicar según la posición y el cargo que ocupen dentro de la Organización, por lo cual la Gerencia, entre otras, realiza capacitaciones de los asuntos por grupos según correspondan.
10. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
La Empresa espera que todos sus colaboradores den estricto cumplimiento a lo aquí consignado, y los invita a tener un comportamiento ético independientemente de las situaciones a las cuales tengan que enfrentarse en el mundo de los negocios donde opera la Organización.
Por lo anterior, se requiere que todos los colaboradores realicen una revisión de todos y cada uno de los aspectos de este código y presenten una evaluación vía online, para establecer el grado de conocimiento, interiorización y vivencia de los preceptos expuestos en este documento, dicho entrenamiento será liderado por la Gerencia.
11. DENUNCIAS POR INCUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
AUTOBUCARAMANGA cuenta con diferentes canales para reportar denuncias por incumplimiento del Código de Ética y Conducta, formato físico Buzón y Socialización PQRS y formulario de encuesta de satisfacción, a través de los cuales, se reportaran las situaciones de posible fraude o incumplimiento del Código.
Las denuncias podrán hacerlas de manera anónima o no, en todo caso tanto la identificación del denunciante, si aplica, como el hecho denunciado serán tratados con absoluta reserva por el ente investigador. Las investigaciones se realizarán con aprobación previa del Gerente, quien evaluará si es pertinente o no realizarlas.
12. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO
A cualquier colaborador de la Empresa incluidos el Gerente y Líder Operativo que se le demuestre la violación o incumplimiento de alguno o algunos puntos aquí expuestos una vez surtido el proceso disciplinario que corresponda, se le aplicaran las medidas disciplinarias a que haya lugar.
Independientemente de los recursos penales, y civiles que procedan en cada caso según la legislación existente, el incumplimiento de lo aquí previsto generará sanciones laborales, inclusive la terminación unilateral del contrato por justa causa.
Las sanciones serán establecidas por el Gerente teniendo en cuenta la gravedad del asunto y una vez se cumpla el debido proceso y el derecho a la defensa.
13. SEGUIMIENTO AL CÓDIGO
El Gerente es responsable de hacer seguimiento al Cumplimiento de este Código y hará
trabajo de divulgación e interiorización del Código de Ética y Conducta a todos los grupos
de interés.
14. DIVULGACIÓN
Este Código está disponible en la página web de la empresa, y se hace firmar una lista de
asistencia como evidencia de socialización de este con los colaboradores vinculados
actualmente donde se comprometen al cumplimiento de este. Para personal que se vincule
como nuevo después de ese proceso se incluye la socialización del presente código en el
proceso de inducción del sistema de gestión integrado Calidad, SST y SARLAFT de Auto
Bucaramanga
Este Código es de obligatorio cumplimiento a partir de la fecha de su aprobación, el mismo
será revisado anualmente y se actualizará, si es del caso, toda modificación será aprobada
por los accionistas.